Contoh Surat Pemesanan Hotel

Umumnya dalam suatu perusahaan, karyawan ditugaskan untuk melaksanakan pertemuan atau pekerjaan di luar kota. Selama tugas perusahaan tersebut, delegasi atau karyawan yang ditugaskan diberi layanan penginapan. Berikut contoh surat untuk memesan kamar hotel untuk keperluan tugas dinas.

Contoh Surat Pemesanan Hotel
Pengertian dan Fungsi Surat

Pengertian dan Fungsi Surat

Surat merupakan salah satu jenis sarana komunikasi tertulis dengan menggunakan media kertas. Surat terdiri dari banyak jenis (silahkan simak artikel jenis surat), umumnya berisi tentang keterangan, informasi, ajakan, permintaan, gugatan, dan lain sebagainya. Sedangkan pengertian surat menurut beberapa ahli adalah sebagai berikut:
  1. Menurut O. Setiawan Djuharie dan Teddy Sutandi, menyebutkan bahwa surat adalah komunikasi tertulis untuk menyampaikan informasi berupa pernyataan atau pesan kepada pihak-pihak lain yang memiliki keperluan dengan pihak tertentu.
  2. Menurut Dra. Sedarmayanti, M.Pd, surat adalah alat komunikasi tertulis dari satu pihak yang diperuntukkan kepada pihak lain untuk menyampaikan suatu berita.
  3. I.G. Warsanto menjelaskan bahwa surat merupakan sejenis warkat yang digunakan untuk berkomunikasi antara pihak satu kepada pihak lain dengan memanfaatkan kertas dengan ukuran tertentu.


Di masa sekarang ini tidak banyak orang atau perusahaan yang memanfaatkan surat konvensional untuk keperluan komunikasi karena telah digantikan posisinya oleh e-mail atau surat elektronik. Meskipun begitu surat masih bertahan karena kelebihan yang dimilikinya. Kelebihan dari surat adalah sebagai berikut:
  1. Praktis, surat mampu memuat informasi yang panjang bahkan menyampaikan rahasia dengan biaya yang dapat dijangkau sampai masyarakat kelas bawah.
  2. Efektif, informasi yang disampaikan sesuai sumber tanpa pengurangan kata atau penggunaan istilah yang sulit dipahami pembaca.
  3. Ekonomis, biaya pembuatan dan pengiriman lebih murah daripada sarana komunikasi lain. 


Surat juga memiliki banyak fungsi, yaitu:
  1. Surat sebagai sarana berkomunikasi
  2. Surat sebagai wakil dari pembuat surat yang membawa pesan kepada penerima surat.
  3. Surat sebagai sumber data yang dapat digunakan sebagai petunjuk atau keterangan untuk ditindaklanjuti.
  4. Surat sebagai bahan bukti karena bentuknya tertulis dan dapat disimpan sehingga di masa mendatang dapat dilihat kemabli untuk membuktikan sesuatu dalam surat tersebut.
  5. Surat sebagai pengingat aktivitas yang dilakukan pada waktu sebelumnya.
  6. Surat sebagai pengikat pihak-pihak dengan kekuatan hukum seperti dalam surat perjanjian
  7. Surat sebagai jaminan, seperti dalam surat jalan untuk karyawan atau pekerja lapangan berguna untuk menjamin keamanannya selama dalam perjalanan
  8. Surat sebagai alat promosi perusahaan atau lembaga yang mengirimkan surat. Terkadang surat disertai dengan brosur atau katalog untuk menawarkan produk tertentu pada penerima surat.


Sumber:
NS, Triharjanto. (2009). Panduan Praktis Menulis Surat. Yogyakarta: Hanggar Kreator
Pengelompokan dan Jenis surat

Pengelompokan dan Jenis surat

Kegiatan surat-menyurat sampai saat ini masih banyak dimanfaatkan baik organisasi, perusahaan, atau perseorangan untuk mempermudah kegiatan komunikasi. Surat sendiri memiliki banyak jenis. Berikut adalah penjelasan surat berdasarkan pengelompokannya.

1. Berdasarkan sifatnya, surat dikelompokkan menjadi 
a. Surat pribadi, ditulis seseorang yang menyangkut keperluan pribadi.
b. Surat resmi, surat yang berisi mengenai tugas dalam suatu lembaga atau organisasi.
c. Surat sosial, surat yang berisi tentang kepentingan sosial dan umumnya dibuat oleh lembaga sosial.
d. Surat niaga, surat bisnis yang dibuat oleh badan usaha yang berisi tentang kepentingan bisnis.
e. Surat dinas, surat yang dibuat oleh instansi pemerintahan yang berisi mengenai kepentingan dinas.

2. Berdasarkan wujudnya, surat dikelompokkan menjadi
a. Kartu pos, selembar kertas yang cukup tebal (karton) untuk menulis surat pendek yang tidak perlu dirahasiakan karena kartu pos umumnya tidak perlu dimasukkan amplop.
b. Warkat pos, selembar kertas yang dibuat menjadi sampul tertentu dimana bagian dalam sampul tersebut digunakan untuk menulis surat yang umumnya lebih panjang dan lebih dirahasiakan daripada kartu pos.
c. Surat bersampul, surat ini merupakan jenis surat yang kita gunakan pada umumnya. Isi surat ditutup oleh sampul agar tidak terbaca oleh pihak lain yang tidak berkepentingan, dapat mengirimkan berita lebih panjang, dan terlihat sopan untuk diterima pihak penerima surat.
d. Memorandum/nota, surat internal dalam suatu kantor yang berisi mengenai permintaan dan pemberian informasi dan petunjuk tertentu.
e. Telegram, berita atau informasi berupa tulisan yang dikirim melalui alat (pesawat) telegraf.

3. Berdasarkan keamanan isinya, surat dikelompokkan menjadi,
a. Sangat rahasia, surat yang tidak diperkenankan dilihat oleh pihak lain yang tidak berkepentingan, seperti surat yang berisi rahasia perusahaan tertentu.
b. Rahasia, sama seperti surat sangat rahasia tetapi tingkat kerahasiaannya tidak setinggi surat sangat rahasia. Contoh dari surat ini dapat berupa surat laporan keuangan perusahaan.
c. Konfidensial, surat ini hanya boleh diketahui pihak yang dituju dalam surat tersebut.
d. Biasa, surat ini juga bersifat pribadi tetapi apabila diketahui pihak lain tidak menimbulkan kerugian tertentu sama halnya jenis surat lain.

4. Berdasarkan proses penyelesaian, surat dikelompokkan menjadi
a. Sangat segera, pembuatan surat harus segera diselesaikan dan dikirim serta harus diprioritaskan.
b. Segera, surat harus diselesaikan dan dikirim tetapi tidak perlu menjadi prioritas utama.
c. Biasa, surat ini tidak harus diselesaikan dan dikirim secara segera yang umumnya menggunakan perangko biasa saat dikirim.

Referensi:
Pengertian dan Jenis Jenis Surat Niaga

Pengertian dan Jenis Jenis Surat Niaga

Surat niaga adalah surat yang umumnya digunakan untuk kepentingan bisnis atau perdagangan. Oleh karena itulah, surat niaga juga biasa disebut dengan surat bisnis. Surat niaga ini dikelarkan oleh perusahaan atau badan usaha lainnya untuk mempermudah kegiatan usahanya. 

Surat niaga terdiri dari berbagai macam jenis, antara lain:

1. Surat Perkenalan
Surat perkenalan adalah surat yang dibuat oleh perusahaan yang bertujuan memperkenalkan usahanya baik barang maupun jasa kepada perusahaan atau pihak lain yang dituju.

Surat perkenalan biasanya berisi tentang produk yang ditawarkan, keunggulan produk, perurahaan yang telah menggunakan produk tersebut, harga produk, bahkan promo.

2. Surat Penawaran
Surat penawaran adalah surat yang dibuat oleh penjual yang bertujuan untuk menawarkan produknya baik barang maupun jasa. Surat penawaran biasanya dibuat atas inisiatif perusahaan atau untuk membalas surat permintaan penawaran. Silahkan lihat contoh di contoh surat penawaran.

3. Surat Permintaan Penawaran
Surat yang dibuat oleh calon pembeli kepada perussahaan penjual yang berisi tentang permintaan untuk menawarkan produk yang dimiliki perusahaan tersebut. surat ini biasanya berisikan permintaan secara merinci mengenai katalog produk, harga, promo, dan lain sebagainya. Silahkan lihat contohnya di contoh surat permintaan penawaran.

4. Surat Pesanan
Surat pesanan adalah surat yang dibuat oleh calon pembeli kepada perusahaan penjual yang berisi tentang produk atau layanan yang akan dibeli oleh calon pembeli. Simak contoh surat di contoh surat pesanan.

5. Surat Konfirmasi Pesanan
Surat konfirmasi pesanan adalah surat yang dibaut oleh penjual yang ditujukan kepada calon pembeli untuk memastikan barang/jasa apa saja yang dipesan, harga total pemesanan, cara pembayaran, dan detail pengiriman.

6. Surat Pemberitahuan Pengiriman Barang
Surat pemberitahuan pengiriman barang dibuat oleh penjual setelah penjual dan pembeli setuju dengan aturan pemesanan yang dilakukan. Surat ini memberitahukan kepada pembeli bahwa barang siap untuk dikirim dan pemberitahuan mengenai kondisi barang dan asuransi juka ada.

7. Surat Penolakan Pesanan
Surat penolakan pesanan dibuat oleh penjual apabila penjual tidak dapat menyetujui permintaan dari pembeli karena alasan tertentu.

8. Surat Penagihan
Surat penagihan dibuat jika proses jual-beli barang/jasa bersifat utang. Surat ini diuat oleh penjual untuk memberitahukan kepada pembeli saat pembayaran atau waktu pembayaran jatuh tempo. Simak lebih lanjut di contoh surat penagihan.

9. Surat Pengiriman Pembayaran
Surat pengiriman pembayaran dibuat oleh pembeli seelah menerima barang yang dipesan. Surat disertai dengan jumlah uang yang dibayarkan, metode pembayaran, dan bukti pembayaran.

10. Surat Pengangguhan Pembayaran
Surat penangguhan pembayaran dibuat oleh pembeli atas surat tagihan yang dikirim penjual. Surat ini biasanya dibuat karena pembeli tidak bisa membayar dalam waktu tertentu atau penjelasan lain yang mengakibatkan kegiatan pembayaran belum terlaksana.

11. Surat Jawaban Pengangguhan Pembayaran
Surat jawaban penangguhan pembayaran dibuat oleh penjual atas surat penangguhanpembayaran dari pembeli. Surat ini dapat berisi penolakan penangguhan, atau persyaratan pembayaran yang baru.

12. Surat Pengaduan/Komplain
Surat pengaduan dibuat oleh pembeli karena produk yang didapat mengalami cacat atau tidak sesuai dengan pesanan.

13. Surat Jawaban Pengaduan
Surat jawaban pengaduan dibuat oleh penjual sebagai balasan atas surat pengaduan dari pembeli. Surat ini berisi tentang permintaan maaf dan pemecahan masalah tersebut.

Sumber:
NS, Trihardjanto. (2009). Panduan Praktis Menulis Surat. Yogyakarta: Hanggar Kreator
Bagian - bagian Surat

Bagian - bagian Surat

Surat yang kita lihat atau buat pada umumnya memiliki bagian-bagian tertentu yang selalu ada dalam surat. Bagian-bagian ini memiliki fungsi dan peranannya masing-masing. Apa saja bagian dari surat tersebut? Berikut penjelasannya.

1. Kepala surat
Kepala surat atau biasa disebut dengan kop surat adalah salah satu bagian surat yang menunjukkan instansi atau perusahaan yang mengirimkan surat. Fungsi dari kop surat adalah sebagai alat pengenal, sebagai pemberi informasi, sebagai tanda iklan.

2. Tanggal pembuatan surat
Tanggal surat menunjukkan kapan surat itu dibuat. Tanggal surat biasanya ditulis di bagian kanan atau kiri atas surat tergantung bentuk surat. Ada beberapa surat yang menyertakan tempat/kota penulisan surat sebelum menulis tanggal. Tetapi untuk surat yang sudah memiliki kop surat, penulisan kota pembuatan surat tidak perlu karena sudah tertera dalam kop surat.

3. Nomor surat
Nomor surat biasanya terdapat pada surat yang diterbitkan perusahaan atau instansi pemerintahan yang berguna sebagai nomor pencatatan petugas administrasi, sebagai petunjuk yang memudahkan dalam pencarian surat kembali, dan sebagai petunjuk jumlah surat yang keluar dalam waktu tertentu.

4. Hal
Hal atau perihal adalah salah satu bagian surat yang berisi mengenai inti surat, pokok permasalahan surat, dan dapat digunakan sebagai referensi bagi petugas administrasi.

5. Lampiran
Bagian ini menunjukkan bahwa surat tersebut disertai dengan dokumen lain. Bagian lampiran ini juga menunjukkan berapa banyak lampiran dokumen yang ada bersama dengan surat tersebut.

6. Alamat dalam
Alamat dalam ini berisi tentang siapa dan dimana surat ini ditujukan. Penulisan di dalam surat ini salah satunya bertujuan untuk menghindarinya salah kirim surat atau kemungkinan adanya kesalahan penulisan alamat pada sampul surat.

7. Salam pembuka
Salam pembuka umumnya berupa satu kalimat pendek sebagai penghormatan kepada pihak penerima surat. 

8. Pembuka surat
Pembuka surat adalah paragraph pendahuluan sebagai pengantar ke topik permasalahan. Kalimat di paragraph ini umumnya berupa basa-basi atau pengulangan isi surat sebelumnya apabila surat balasan.

9. Isi surat
Isi surat adalah inti dari keseluruhan surat. Isi surat bisa lebih dari saru paragraph tergantung kepentingan penulis surat. Meskipun begitu, penulisan isi surat harus jelas dan tidak bertele-tele.

10. Penutup surat
Penutup surat umumnya hanya satu paragraf yang berisi harapan dan ucapan terima kasih kepada penerima surat. 

11. Salam penutup
Salam penutup ini sebagai penghormatan kepada penerima surat. 

12. Tanda tangan
Tanda tangan di dalam surat menunjukkan keaslian surat, berarti surat tersebut benar-benar telah ditulis oleh sumber sesuai yang tertera dalam surat tersebut dan dapat dipertanggungjawabkan.

13. Nama dan jabatan penanda tangan
Di bagian bawah tanda tangan biasanya disertai nama dan jabatan penandatangan surat tersebut agar benar-benar jelas siapa yang telah menulis surat.
Contoh Surat Pemecatan atau Pemutusan Hubungan Kerja

Contoh Surat Pemecatan atau Pemutusan Hubungan Kerja

Penerimaan dan pemecatan karyawan adalah hal yang wajar dalam suatu perusahaan. Jika dalam penerimaan karyawan ada surat panggilan kerja, maka ketika melakukan pemutusan hubungan kerja juga diperlukan surat pemecatan atau surat pemberhentian tenaga kerja.

Surat pemecatan atau surat pemberhentian tenaga kerja adalah surat pemberitahuan resmi dari perusahaan yang isinya mengenai pemberhentian karyawan atau pemutusan hubungan kerja yang dilakukan perusahaan terhadap karyawannya.

Dalam surat pemecatan, dituliskan mengenai alasan pemecatan dan waktu mengenai kapan karyawan tersebut mulai tidak bekerja, serta keterangan lain yang diperlukan. Untuk lebih jelasnya, dapat dilihat pada contoh surat pemecatan atau surat pemutusan hubungan kerja berikut ini.
Simak juga: Contoh Surat Perjanjian Kerja untuk Dosen Kontrak

Contoh Surat Pemecatan atau Surat Pemutusan Hubungan Kerja



PT Amarilis Group
Jalan Jendral Sudirman 99, Komplek Industri Baja,
Bogor
--------------------------------------------------------------------------------------
Rabu, 25 Januari 2017


Kepada,
Ir Mahdi Salim.

Krisis yang dialami oleh Indonsia menyeret Amarilis Group untuk menghadapi penurunan pasar besar -besaran. Oleh karena itu, sekali lagi kami terpaksa harus mengevaluasi tenaga kerja yang kami butuhkan. Surat ini merupakan pemberitahuan resmi bahwa Anda akan diberhentikan terhitung mulai tanggal 1 Februari 2017.

Mohon dipahami bahwa pemberhentian ini sama sekali tidak terkait dengan kinerja Anda. Kami sangat menghargai kerja keras dan inisiatif yang telah Anda tunjukkan pada Amarilis Group.

Kantor Personalia kami akan melakukan berusaha untuk membantu layanan setelah Anda tidak lagi bekerja di Amarilis Group. Jika Anda membutuhkan referensi untuk pekerjaaan baru, silahkan menghubungi kami.

Salam hormat,

Ttd

Diwan Badarudin, M.H

Kepala Staf Personalia