Surat niaga adalah surat yang umumnya digunakan untuk kepentingan bisnis atau perdagangan. Oleh karena itulah, surat niaga juga biasa disebut dengan surat bisnis. Surat niaga ini dikelarkan oleh perusahaan atau badan usaha lainnya untuk mempermudah kegiatan usahanya.
Surat niaga terdiri dari berbagai macam jenis, antara lain:
1. Surat Perkenalan
Surat perkenalan adalah surat yang dibuat oleh perusahaan yang bertujuan memperkenalkan usahanya baik barang maupun jasa kepada perusahaan atau pihak lain yang dituju.
Surat perkenalan biasanya berisi tentang produk yang ditawarkan, keunggulan produk, perurahaan yang telah menggunakan produk tersebut, harga produk, bahkan promo.
2. Surat Penawaran
Surat penawaran adalah surat yang dibuat oleh penjual yang bertujuan untuk menawarkan produknya baik barang maupun jasa. Surat penawaran biasanya dibuat atas inisiatif perusahaan atau untuk membalas surat permintaan penawaran. Silahkan lihat contoh di contoh surat penawaran.
3. Surat Permintaan Penawaran
Surat yang dibuat oleh calon pembeli kepada perussahaan penjual yang berisi tentang permintaan untuk menawarkan produk yang dimiliki perusahaan tersebut. surat ini biasanya berisikan permintaan secara merinci mengenai katalog produk, harga, promo, dan lain sebagainya. Silahkan lihat contohnya di contoh surat permintaan penawaran.
4. Surat Pesanan
Surat pesanan adalah surat yang dibuat oleh calon pembeli kepada perusahaan penjual yang berisi tentang produk atau layanan yang akan dibeli oleh calon pembeli. Simak contoh surat di contoh surat pesanan.
5. Surat Konfirmasi Pesanan
Surat konfirmasi pesanan adalah surat yang dibaut oleh penjual yang ditujukan kepada calon pembeli untuk memastikan barang/jasa apa saja yang dipesan, harga total pemesanan, cara pembayaran, dan detail pengiriman.
6. Surat Pemberitahuan Pengiriman Barang
Surat pemberitahuan pengiriman barang dibuat oleh penjual setelah penjual dan pembeli setuju dengan aturan pemesanan yang dilakukan. Surat ini memberitahukan kepada pembeli bahwa barang siap untuk dikirim dan pemberitahuan mengenai kondisi barang dan asuransi juka ada.
7. Surat Penolakan Pesanan
Surat penolakan pesanan dibuat oleh penjual apabila penjual tidak dapat menyetujui permintaan dari pembeli karena alasan tertentu.
8. Surat Penagihan
Surat penagihan dibuat jika proses jual-beli barang/jasa bersifat utang. Surat ini diuat oleh penjual untuk memberitahukan kepada pembeli saat pembayaran atau waktu pembayaran jatuh tempo. Simak lebih lanjut di contoh surat penagihan.
9. Surat Pengiriman Pembayaran
Surat pengiriman pembayaran dibuat oleh pembeli seelah menerima barang yang dipesan. Surat disertai dengan jumlah uang yang dibayarkan, metode pembayaran, dan bukti pembayaran.
10. Surat Pengangguhan Pembayaran
Surat penangguhan pembayaran dibuat oleh pembeli atas surat tagihan yang dikirim penjual. Surat ini biasanya dibuat karena pembeli tidak bisa membayar dalam waktu tertentu atau penjelasan lain yang mengakibatkan kegiatan pembayaran belum terlaksana.
11. Surat Jawaban Pengangguhan Pembayaran
Surat jawaban penangguhan pembayaran dibuat oleh penjual atas surat penangguhanpembayaran dari pembeli. Surat ini dapat berisi penolakan penangguhan, atau persyaratan pembayaran yang baru.
12. Surat Pengaduan/Komplain
Surat pengaduan dibuat oleh pembeli karena produk yang didapat mengalami cacat atau tidak sesuai dengan pesanan.
13. Surat Jawaban Pengaduan
Surat jawaban pengaduan dibuat oleh penjual sebagai balasan atas surat pengaduan dari pembeli. Surat ini berisi tentang permintaan maaf dan pemecahan masalah tersebut.
Sumber:
NS, Trihardjanto. (2009). Panduan Praktis Menulis Surat. Yogyakarta: Hanggar Kreator
