Kegiatan surat-menyurat sampai saat ini masih banyak dimanfaatkan baik organisasi, perusahaan, atau perseorangan untuk mempermudah kegiatan komunikasi. Surat sendiri memiliki banyak jenis. Berikut adalah penjelasan surat berdasarkan pengelompokannya.
1. Berdasarkan sifatnya, surat dikelompokkan menjadi
a. Surat pribadi, ditulis seseorang yang menyangkut keperluan pribadi.
b. Surat resmi, surat yang berisi mengenai tugas dalam suatu lembaga atau organisasi.
c. Surat sosial, surat yang berisi tentang kepentingan sosial dan umumnya dibuat oleh lembaga sosial.
d. Surat niaga, surat bisnis yang dibuat oleh badan usaha yang berisi tentang kepentingan bisnis.
e. Surat dinas, surat yang dibuat oleh instansi pemerintahan yang berisi mengenai kepentingan dinas.
2. Berdasarkan wujudnya, surat dikelompokkan menjadi
a. Kartu pos, selembar kertas yang cukup tebal (karton) untuk menulis surat pendek yang tidak perlu dirahasiakan karena kartu pos umumnya tidak perlu dimasukkan amplop.
b. Warkat pos, selembar kertas yang dibuat menjadi sampul tertentu dimana bagian dalam sampul tersebut digunakan untuk menulis surat yang umumnya lebih panjang dan lebih dirahasiakan daripada kartu pos.
c. Surat bersampul, surat ini merupakan jenis surat yang kita gunakan pada umumnya. Isi surat ditutup oleh sampul agar tidak terbaca oleh pihak lain yang tidak berkepentingan, dapat mengirimkan berita lebih panjang, dan terlihat sopan untuk diterima pihak penerima surat.
d. Memorandum/nota, surat internal dalam suatu kantor yang berisi mengenai permintaan dan pemberian informasi dan petunjuk tertentu.
e. Telegram, berita atau informasi berupa tulisan yang dikirim melalui alat (pesawat) telegraf.
3. Berdasarkan keamanan isinya, surat dikelompokkan menjadi,
a. Sangat rahasia, surat yang tidak diperkenankan dilihat oleh pihak lain yang tidak berkepentingan, seperti surat yang berisi rahasia perusahaan tertentu.
b. Rahasia, sama seperti surat sangat rahasia tetapi tingkat kerahasiaannya tidak setinggi surat sangat rahasia. Contoh dari surat ini dapat berupa surat laporan keuangan perusahaan.
c. Konfidensial, surat ini hanya boleh diketahui pihak yang dituju dalam surat tersebut.
d. Biasa, surat ini juga bersifat pribadi tetapi apabila diketahui pihak lain tidak menimbulkan kerugian tertentu sama halnya jenis surat lain.
4. Berdasarkan proses penyelesaian, surat dikelompokkan menjadi
a. Sangat segera, pembuatan surat harus segera diselesaikan dan dikirim serta harus diprioritaskan.
b. Segera, surat harus diselesaikan dan dikirim tetapi tidak perlu menjadi prioritas utama.
c. Biasa, surat ini tidak harus diselesaikan dan dikirim secara segera yang umumnya menggunakan perangko biasa saat dikirim.
Referensi:
