Surat merupakan salah satu jenis sarana komunikasi tertulis dengan menggunakan media kertas. Surat terdiri dari banyak jenis (silahkan simak artikel jenis surat), umumnya berisi tentang keterangan, informasi, ajakan, permintaan, gugatan, dan lain sebagainya. Sedangkan pengertian surat menurut beberapa ahli adalah sebagai berikut:
- Menurut O. Setiawan Djuharie dan Teddy Sutandi, menyebutkan bahwa surat adalah komunikasi tertulis untuk menyampaikan informasi berupa pernyataan atau pesan kepada pihak-pihak lain yang memiliki keperluan dengan pihak tertentu.
- Menurut Dra. Sedarmayanti, M.Pd, surat adalah alat komunikasi tertulis dari satu pihak yang diperuntukkan kepada pihak lain untuk menyampaikan suatu berita.
- I.G. Warsanto menjelaskan bahwa surat merupakan sejenis warkat yang digunakan untuk berkomunikasi antara pihak satu kepada pihak lain dengan memanfaatkan kertas dengan ukuran tertentu.
Di masa sekarang ini tidak banyak orang atau perusahaan yang memanfaatkan surat konvensional untuk keperluan komunikasi karena telah digantikan posisinya oleh e-mail atau surat elektronik. Meskipun begitu surat masih bertahan karena kelebihan yang dimilikinya. Kelebihan dari surat adalah sebagai berikut:
- Praktis, surat mampu memuat informasi yang panjang bahkan menyampaikan rahasia dengan biaya yang dapat dijangkau sampai masyarakat kelas bawah.
- Efektif, informasi yang disampaikan sesuai sumber tanpa pengurangan kata atau penggunaan istilah yang sulit dipahami pembaca.
- Ekonomis, biaya pembuatan dan pengiriman lebih murah daripada sarana komunikasi lain.
Surat juga memiliki banyak fungsi, yaitu:
- Surat sebagai sarana berkomunikasi
- Surat sebagai wakil dari pembuat surat yang membawa pesan kepada penerima surat.
- Surat sebagai sumber data yang dapat digunakan sebagai petunjuk atau keterangan untuk ditindaklanjuti.
- Surat sebagai bahan bukti karena bentuknya tertulis dan dapat disimpan sehingga di masa mendatang dapat dilihat kemabli untuk membuktikan sesuatu dalam surat tersebut.
- Surat sebagai pengingat aktivitas yang dilakukan pada waktu sebelumnya.
- Surat sebagai pengikat pihak-pihak dengan kekuatan hukum seperti dalam surat perjanjian
- Surat sebagai jaminan, seperti dalam surat jalan untuk karyawan atau pekerja lapangan berguna untuk menjamin keamanannya selama dalam perjalanan
- Surat sebagai alat promosi perusahaan atau lembaga yang mengirimkan surat. Terkadang surat disertai dengan brosur atau katalog untuk menawarkan produk tertentu pada penerima surat.
Sumber:
NS, Triharjanto. (2009). Panduan Praktis Menulis Surat. Yogyakarta: Hanggar Kreator
