Surat pesanan merupakan jenis surat niaga yang dibuat atau dikirimkan
oleh pembeli kepada pihak penjual, yang bertujuan untuk menyampaikan suatu
pesanan atau kesepakatan pembelian tertentu.
Surat pesanan ini bisa ditulis atas kehendak pembeli sendiri
berdasarkan kebutuhannya. Namun, dapat juga sebagai bentuk balasan atas surat
penawaran yang sebelumnya dikirimkan dari pihak penjual kepada pihak pembeli.
Baik itu surat penawaran yang dikirim secara khusus, atau surat pesanan yang
dimuat melalui suatu surat kabar atau majalah.
Cara membuat surat
pesanan
Surat pesanan harus ditulis dengan jelas dan singkat
sehingga penerima surat atau penjual tidak ragu – ragu dalam menangkap maksud
yang dituliskan oleh pembeli serta tidak terjadi kesalahpahaman dalam pesanan
yang dimaksudkan.
Surat pesanan barang harus menyebutkan kriteria pesanannya secara
jelas, kriteria pesanan tersebut dapat meliputi :
1. Cara
pengiriman
2. Harga
dan cara pembayaran
3. Jenis
barang
4. Kualitas
barang
5. Kuantitas
barang
6. Syarat
penyerahan
7. Kemungkinan
– kemungkinan lain jika ada kondisi di mana barang yang dimaksud kebetulan
tidak ada.
Adapun hal- hal yang perlu diperhatikan dalam menulis surat
pesanan yang baik, yakni :
1. Nyatakan
dengan jegas mengenai alasan melakukan pesanan.
2. Terangkan
dengan sejelas – jelasnya barang apa saja yang dikehendaki secara rinci,
meliputi kualitas, jumlah, warna, ukuran, dan hal lain yang berkaitan dengan
produk.
3. Sebutkan
cara pengiriman yang diinginkan, misalnya via pos, kereta api, kapal laut dan
sebagainya.
4. Sebutkan
cara pembayaran yang dikehendaki.
5. Akhiri
surat pesanan dengan kata – kata yang mengandung harapan. Misal harapan agar
barang – barang dapat diterima tepat waktu dan dalam keadaan yang baik dan
sebagainya.
TOKO
RATU KUMBANG
Jalan
Merpati Utara X No 55, Tuban
----------------------------------------------------------------------------
No :
55/ P/ 2016 22
Februari 2016
Lamp :
-
Hal :
Pesanan Sabun Cuci dan Pembersih Lantai
CV DE CLEOPATRAN
Jalan Merbabu Raya Blok A 3
Surabaya
Dengan Hormat,
Surat Saudara tanggal 11 Januari 2016 No. 23/
SP/ I/2016, beserta satu paket contoh sabun cuci dan pemberis lantai telah kami
terima dengan baik. Kami ucapkan terima kasih atas kiriman tersebut.
Setelah kami coba, kualitas sabun cuci dan pembersih
lantai cap De Cleopatran ternyata cukup baik dan harum. Selain itu, bila
dibandingkan dengan produk sabun cuci dan pembersih lantai merek lain yang
sejenis, harga produk Saudara juga lebih murah. Setelah kami pertimbangkan, kami
bermaksud melakukan pesanan percobaan. Untuk itu, kami harap Saudara
mengirimkan 4 peti sabun cuci ukuran 1 kg dan 5 peti pembersih lantai ukuran
100 ml cap De Cleopatran.
Sesuai dengan surat penawaran Saudara, semua
ongkos kirim menjadi tanggungan Saudara. Rabat 10 % akan kami ambil langsung
dari jumlah pembayaran, yang akan kami lakukan dengan perantaraan Bank Negara
Indonesia 1946. Pembayaran segera setelah kami menerima kiriman Saudara.
Kami harap barang – barang tersebut dapat
kami terima sebelum akhir bulan Februari 2016.
Hormat kami,
Toko Ratu Kumbang
Ttd
Dilawar Argani
