Surat pengantar proposal adalah surat yang menyertai
sebuah proposal yang hendak dikirimkan kepada pihak tertentu. Jadi, ketika kita
hendak mengajukan proposal untuk mendapatkan dukungan dari suatu pihak, maka
kita tidak bias menyerahkan hanya proposal itu saja.
Diperlukan suatu surat yang berguna untuk menyampaikan isi
pokok yang tertera dalam proposal tersebut. Tujuannya adalah agar pihak yang
menerima proposal mengerti tentang gambaran umum dari proposal tersebut, serta
kenapa ia menerima proposal tersebut.
Dalam sebuah proposal, mungkin saja terlibat banyak
pihak dengan perannya masing -masing. Ada pihak yang diharapkan dapat bertindak
sebagai penyedia dana, penyedia tempat, penyedia peralatan, pihak pembicara,
dan lainnya.
Karena masing -masing pihak mempunyai peran yang
berbeda, maka surat pengantar proposal pun juga harus berbeda. Surat pengantar
proposal disesuaikan dengan pihak yang dituju, walau pun proposal yang
menyertainya mungkin sama isinya.
Untuk
menulis surat pengantar proposal, harus dibuat secara jelas dan singkat. Dalam surat
tersebut setidaknya harus memuat beberapa poin penting berupa :
1. kegiatan apa yang
hendak diadakan,
2. waktu dan lokasi,
3. pihak penyelenggara
4. tujuan kegiatan
5. tujuan penyampaian
proposal (apakah hendak diminta menjadi pembicara, sponsor, peserta, penyedia
tempat dan lainnya)
Agar
lebih jelas, dapat dilihat pada contoh surat pengantar proposal untuk
sponshorsip berikut ini. Simak juga: Contoh Surat Undangan Dinas
PANITIA PENTAS
SENI REOG SOLO
BADAN EKSEKUTIF MAHASISWA UNIVERSITAS SENI
INDONESIA
Jl. Adi Sucipto No. 99, Surakarta Telp.
(0271)
123456
Fax. (0271) 1234566 Surakarta 57111 Email: bem@usi.ac.
id
--------------------------------------------------------------------------------------
No : 099/PSRS/III/16
Lampiran : 1 bendel proposal
Hal : Permohonan Sponsorship
Kepada : Pimpinan Cabang PT Batik Jaya Baya
Jalan Slamet Riyadi 9
09, Surakarta
Dengan
hormat,
Dalam rangka menyambut
Hari Pendidikan Nasional, BEM
Universitas Seni Indonesia bermaksud untuk mengadakan Pentas Seni Reog Solo Manah
Jiwo. Acara PSRS Manah Jiwo ini akan dilaksanakan pada:
hari,
tanggal : Senin – Rabu, 2 – 4 Mei 2016
tempat :
Alun Alun Kidul Keraton Kasunanan
tema :“Manah Jiwo
- Pungkasaning Roso”
Untuk itu, kami selaku panitia PSRS
Manah Jiwo dari BEM USI, mengajukan permohonan kerjasama sponsorship untuk
mendukung kelancaran acara tersebut.
Dalam acara tersebut, akan diundang
para pelaku seni reog dari berbagai daerah di Indonesia. Selain itu, aneka seni
lain juga akan dipentaskan untuk memeriahkan acara yang digelar untuk
masyarakat umum ini. Bersama dengan ini,
kami juga melampirkan proposal yang menerangkan kegiatan dan bentuk kerjasama
bagi pihak sponsor sebagai bahan pertimbangan.
Demikian surat permohonan ini
kami ajukan, atas
kerjasama dan dukungan yang diberikan dalam kegiatan PSRS Manah Jiwo ini, kami mengucapkan
terima kasih.
Surakarta, 11
Maret 2016
Universitas Seni Indonesia
Wakil Rektor I,
|
|
Dra. Nisa Lusia
NIP. 022222222222222
|
|
Badan Eksekutif Mahasiswa
Universitas Seni Indonesia
Ketua,
|
Panitia Pentas Seni
Reog Solo
Ketua,
|
Andra Gini Jaya
NIM. 0000000111
|
Gibran Dewata
NIM.000000222
|
