Surat penagihan adalah surat yang digunakan untuk menagih
suatu tanggungan pembayaran, dikirimkan oleh penjual atau kreditor kepada pihak
pembeli atau debitor. Secara umum, surat penagihan ini harus memperhatikan
aspek obyektifitas, etika, dan kesopanan.
Surat penagihan adalah salah satu jenis surat niaga yang
penting untuk diketahui. Sebab, dalam proses jual beli barang, seringkali
dilakukan dengan sistem kredit. Sistem kredit artinya proses pembayaran akan
dilakukan beberapa waktu setelah barang diterima pembeli sesuai kesepakatan.
Dalam sistem kredit ini, ada pihak debitor dan pihak
kreditor. Pihak pembeli atau berkewajiban untuk membayar disebut debitor.
Sedangkan pihak penjual atau brhak mendapatkan bayaran tersebut disebut
kreditor.
Dalam sistem kredit ini, ada kalanya pihak debitor tidak
membayar kewajiban hutangnya tepat waktu pada tanggal jatuh tempo pembayaran sesuai
kesepakatan. Bila hal ini terjadi, maka pihak kreditor dapat mengirimkan surat
penagihan untuk pihak debitor.
Surat penagihan ini ada beberapa macam, yakni :
a. Surat
penagihan yang bersifat mengingatkan debitor.
Surat penagihan yang bersifat
mengingatkan biasanya dikirim secara periodik pada semua debitor dalam bentuk
pernyataan piutang. Surat penagihan ini dibuat dalam bentuk pernyataan saldo akhir,
pernyataan satuan, atau pernyataan faktur yang belum dibayar. Diharapkan,
dengan menerima surat penagihan ini, debitor tidak lupa kalau masih mempunyai
tanggungan hutan.
b. Surat
tagihan yang bersifat menjelaskan.
Surat penagihan ini biasanya
dikirim kepada debitor piutang yang telah lewat tanggal jatuh tempo pembayarannya,
namun belum juga memenuhi kewajibannya.
c. Surat
penagihan yang bersifat teguran.
Surat penagihan bersifat teguran
dikirim apabila tidak ada tanggapan dari debitor terhadap surat tagihan yang
telah dikirimkan sebelumnya. Jika kreditor sudah mengirimkan surat teguran, biasanya
disertai dengan sanksi bisnis.
Surat penagihan harus bersifat obyektif. Artinya, informasi piutang
yang disampaikan pada debitor harus berasal dari sumber dari data atau dokumen
yang dapat dipertanggungjawabkan kebenarannya.
Karenanya, surat penagihan yang dibuat berdasarkan pada data
kartu piutang yang harus diteliti kecocokannya dengan dokumen-dokumen yang terkait
terlebih dahulu. Seperti misalnya faktur penjualan, memo kredit dan bukti
penerimaan kas.
Contoh Surat Penagihan
PT JAYA BAYA
Jl. Bundaran Raya,
Salatiga Blok E 112 Jawa Tengah
-------------------------------------------------------------------------------------
9 Februari 2016
Kepada Yth,
CV LIYA LEA
Jalan Merpati Putih No 11
Semarang, Jawa Tengah
Dengan hormat,
Sesuai dengan pernyataan piutang
yang kami kirimkan kepada Saudara tanggal 30 Januari 2016, perlu kami
beritahukan kembali bahwa piutang Saudara pada kami telah jatuh tempo
pembayarannya sejumlah Rp 31.300.000,00 dengan rincian sebagai berikut:
-
Faktur No 112 sebesar Rp 17.700.000,00, jatuh
tempo tanggal 29 November 2015
-
Faktur No 51 sebesar Rp 9.300.000,00, jatuh
tempo tanggal 11 Desember 2015
-
Faktur No 77 sebesar Rp 4.300.000,00, jatuh
tempo tanggal 11 Januari 2015
Keterlambatan pembayaran mungkin akibat
kekeliruan, jika ada alasan lain, hendaknya Anda memberikan penjelasan kepada kami.
Walaupun demikian, kami berharap pembayaran untuk piutang tersebut dapat segera
kami terima.
Atas perhatian saudara kami
ucapkan terima kasih.
Kepala Bagian Keuangan
Andrian Andri Ginanjar, S.E.
