Surat penawaran adalah salah satu bentuk surat dinas swasta atau surat
niaga. Surat penawaran merupakan jenis surat yang disampaikan oleh penjual kepada calon pembeli,
yang isinya mengenai penawaran sesuatu barang atau jasa.
Surat penawaran dapat
disampaikan atas inisiatif penjual dan dapat pula sebagai jawaban atas surat
permintaan penawaran yang telah dikirim sebelumnya oleh calon pembeli.
Penulisan surat penawaran harus dibuat semenarik mungkin agar dapat menimbulkan
keinginan dari calon pembeli untuk membeli.
Adapun
isi pokok yang penting dituliskan dalam sebuah surat penawaran, yakni mengenai beberapa
hal berikut :
1.
nama, jenis, mutu dan jumlah barang yang ditawarkan
2.
cara pembayaran yang dikehendaki
3.
cara pembayaran barang
4.
besar potongan harga (bila ada)
5.
harga satuan barang dan harga barang dalam partai
besar
6.
tawaran kemudahan-kemudahan lain, semisal garansi,
service gratis, dan lain-lain.
Penulisan surat penawaran juga harus memperhatikan
beberapa aspek penting lain, seperti:
1.
Bahasa surat.
Kalimat atau bahasa surat dibuat sedemikian rupa agar
dapat menarik perhatian calon pembeli.
2.
Isi surat
Harus dapat memberi motivasi pada pembaca, sehingga
dapat menimbulkan keinginan untuk mengetahui lebih lanjut perihal barang yang
sedang ditawarkan.
3.
Bila surat penawaran tersebut merupakan balasan dari
surat permintaan penawaran, maka segala sesuatunya harus diutarakan secara
jelas dengan menjawab setiap pertanyaan yang diajukan pada surat permintaan
penawaran dari pembeli.
4.
Dalam membalas surat permintaan penawaran, jangan lupa
menyebutkan nomor surat dan lain-lain hal dari surat yang dibalas.
5.
Sertakan lampirkan keterangan seperti brosur, leaflet
sampel dan lain-lain sesuai dengan permintaan. Bila memungkinkan, sertakan juga
samplenya.
Simak juga: Contoh Memo sebagai Nota Dinas Pemerintah
Contoh
Surat Penawaran Sebagia Jawaban Surat Permintaan penawawan
PT ABADI INDONESIA
Jalan Pelita Raya II No. 88, Surabaya
Telp 7777 7777, Fax 8888 88888
Website
: http// www.abadi-indonesia.co.id
-------------------------------------------------------------------------------------------------------
Nomor : 099/AI/I/2016 11
Januari 2016
Lampiran : Empat Lembar
Hal : Penawaran Harga Barang
Kepada
Yth. Manager Purchasing
PT PRIMA ARTHA
Jalan Lembah
Jingga VI Blok C. 1/ No. 22
Madiun
Dengan hormat,
Surat Saudara tanggal 9 Januari 2016 No 015/PA/I/2016 perihal permintaan
daftar harga dan beberapa keterangan lain, telah kami terima. Kami sangat
senang dan mengucapkan terima kasih atas perhatian Saudara terhadap perusahaan
kami.
Untuk memenuhi permintaan Saudara tersebut, kiranya dapat kami sampaikan
beberapa hal sebagai berikut :
1.
Daftar harga Spring Bed dan Set Sofa produksi kami beserta
brosur dan leafletnya kami kirimkan bersama surat ini. Harga yang tercantum
pada daftar harga tersebut telah termasuk ongkos kirim sampai di tempat Saudara.
2.
Kami melayani pemesanan dengan desain yang dapat
Saudara tentukan sendiri. Untuk kesepakatan harga dan desain dapat dibicarakan
lebih lanjut.
3.
Pembayaran dapat Saudara lakukan maksimal dua minggu setelah
barang sampai di tempat Saudara.
4.
Pembelian dalam partai besar, yaitu di atas sepuluh
buah, kami memberikan discount sebesar 10%.
5.
Setiap produk Spring Bed dilampirkan kartu garansi
resmi selama sepuluh tahun.
6.
Produk set sofa kami beri garansi selama 5 tahun.
Demikian keterangan yang dapat kami sampaikan kepada Saudara. Semoga
surat ini dapat menjadi jalan terjadinya transaksi jual beli yang menguntungkan
bagi kita bersama. Jika ada hal yang kurang jelas, jangan ragu untuk kembali
menghubungi kami. Kami akan dengan senang hati menjawab pertanyaan Anda dengan
segera. Terima kasih.
Hormat
kami,
Juwita Saldo
Manajer
Pemasaran
